秘書の重要な職業技能：出張手配

＜p＞＜strong＞（一）国内出張＜strong＞＜p＞

＜p＞＜strong＞＜a ref=“//www.sjfzxm.com/news/indexuc.asp”＞出張＜a＞前：出張の目的と日付を確定します。＜strong＞＜p＞

＜p＞＜strong＞社長の出張の付き添いを確認する＜strong＞＜p＞

＜p＞出張先の関係者と意思疎通して、周到なスケジュールを確定する（朝昼の夕食の手配、到着先の住所、所要時間、接待人などの情報を明確にする。

）＜/p＞

＜p＞スケジュールを決めて航空券を予約する（航空会社、機種と便を選択することに注意する）、ホテル（社長が慣れ親しんでいるホテル、ホテルに詳しい電話、ファックスなどを選択する）、空港に行く人（送迎機の人の連絡先を明確にする）、＜p＞

＜p＞緻密なスケジュール（時間、場所、相手方参会者、議題など）を完備しています。

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＜p＞社長の習慣により、出張用のものを準備します。

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＜p＞授権書を作成し、社長が出張する前日に、関係部門及び関係者にメールとコピー（財務部など）を送ります。

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＜p＞＜strong＞出張中＜strong＞＜p＞

＜p＞第一時間に社長の到着後の連絡先を把握し、必要に応じて授権者その他関係者に通知する。

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＜p＞社長のスケジュールにより、随時に会社およびGMの関心業務進捗状況を報告します。

＜p＞社長の授権者の仕事に合わせて、会社及び＜a href=“http:/www.sjfzxm.com/news/indexuc.asp”＞業務＜a＞関連情報を適時に把握する。

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＜p＞状況に応じて、関係者及び社長と速やかにコミュニケーションを取り、スケジュールの調整を行う。

＜p＞＜strong＞出張後＜strong＞＜p＞

＜p＞出張中の社内事務及び業務の進捗を社長に報告する。

＜p＞出張資料の整理（資料、名刺、会談のメモを含む）、必要に応じて関係者またはアーカイブを転送する。

＜p＞社長に必要だと思われている協力者に感謝状を送ります。

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＜p＞各種出張費用の精算、＜p＞

＜p＞業務の後続事項についてフォローします。＜/p＞

＜p＞＜strong＞（二）海外出張＜strong＞＜p＞

＜p＞出張先の海外と国内の出張の手配の順番と内容は大体同じですが、ここでは以下の点に注意します。

＜p＞会社の最新の業務状況に応じてPRESETATION（中/英語）を準備し、相手方とデモンストレーション設備を確認し、必要に応じてカラー印刷フィルムと印刷原稿を準備する。

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＜p＞航空券を買う時は乗り換えを避けて、良い航空会社とサービスを選んで、長距離飛行はいい機種を選ぶように注意してください。＜/p＞

＜p＞各種証明書と招待状を用意して、社長に携帯するように注意してください。＜/p＞

＜p＞お客様のランクや国の風習に合わせてプレゼントを準備します。＜p＞

＜p＞現地の地図と国の風情資料を用意します。＜/p＞

＜p＞相手を確認するか、それともこちらが通訳サービスを提供するか；＜p＞

＜p＞帰国後、招待者に感謝します。

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＜p＞＜strong＞（三）出張の付き添い＜strong＞＜p＞

＜p＞社長に付き添う出張は秘書の仕事に対してより高い要求をしたに違いない。出張前に先に紹介した注意事項以外に、出張中に秘書に以下の事項に注意するように要求した。

＜p＞搭乗前に、総経理のために空港建設費の購入、航空券の交換、各種搭乗手続きを行い、再び迎えの人を確認する。

＜p＞到着後、ホテルチェックインを行い、社長の部屋番号と電話番号を知り、秘書室番号の電話を適時に社長に伝えます。

＜p＞本日と二日のスケジュールは毎日適時にチェックします。＜p＞

＜p＞朝にモーニングコールをセットし、朝食の手配をする。

＜p＞当日のスケジュールに合わせて車両を実行します。＜p＞

＜p＞直ちに注意し、事前に各項目の手配を実行する。＜/p＞

＜p＞社長の名刺、必要な会議資料（原稿の報告、面会の準備、取材の要点）を携帯する。

＜p＞各種取引先関係（政府指導者、パートナー、メディアを含む）の構築に注意する＜p＞

＜p＞＜a href=「//www.sjfzxm.com/news/indexuc.asp」の服装＜a＞要求：大ざっぱな職業服、薄着、物腰に注意すること、＜p＞

＜p＞出張から帰ったら、社長と取引先とのコミュニケーション事項を逐条実行し、追跡し、費用精算、資料整理をタイムリーに行います。