公務員になるためには、必ず知っておくべき公文書の知識。

1.公文書の概念

公文書は公務文書の略称で、公務活動において一定の手順と様式によって形成され使用される、社会集団の意志を表す文字の材料を指す。

公文書には広義と狭義の区別がある。

広義の公文書には、法定公文書、専用公文書、事務文書が含まれています。狭義の公文書は、法定公文書と専用公文書だけを指します。

法定公文書はまた一般公文書とも呼ばれ、党政府機関、団体、企業事業機関において一般的に通用し、法定効力と規範式を有する公文書を指す。

専用公文書とは、一定の部署や特定の業務範囲に限って特殊な必要に応じて使用する公文書のことです。

事務文書はまた、業務文書または日常文書とも呼ばれ、機関、団体、企業、事業体が日常事務所で使用する非公式文書を処理する総称であり、例えば計画、まとめ、速報、報告書、記録、調査報告書などである。

2.公文書の特徴

公文書は特定の文書材料として、特定の機能を持っているので、自分の特徴を持っています。

公文書の主な特徴は、法定の作者、法定の効力と特定の様式の三つにまとめられます。

(1)法定作者

法定の作者とは、法により成立し、自らの名義で権力を行使し、義務を負う組織または個人をいう。

各級の党・政府機関、社会団体と企業・事業機関は、法により設立され合法的に存在するもので、いずれも自分の職能と権限範囲に基づいて文書を作成することができます。

公文書はほとんど機関の名義で作られていますが、命令や議案などの文種が指導者の名義で作られている場合もあります。

指導者は法定組織が選挙、委任などの法定手続きを通じて発生したので、指導者の名義で公文書を発表し、その所在機関を代表して法により職権を行使するので、彼らも公文の法定の作者です。

公文書の作成は、一般的に秘書や業務部門の人が起草し、時には文章を書く班を組織して分けて執筆する。

これらの公文書を起草した者は，いずれも公文書の法定の作者と見なすことができない.

彼らは機関の代弁者で，創作を命じられたのです。

法定の作者という特徴は公文書の高度の厳粛さを表している。

法定手続きの承認を得ていない組織は公文書を作成してはいけません。

国家機関の公文書を偽造し、変造した場合、公共秩序を乱す罪により法により処罰される。

(2)

公文の法定効力の大きさは二つの面によって決まります。一つは機関の地位の高低と職権の範囲の大きさです。もう一つは公文の内容の重要度です。

また、公文書の法定効力は一定の時間性を持ち、公文の時効と呼ばれています。

公文書は処理です

のツールは、機関の代弁者です。

公文書は各級の機関がその合法的な地位によって職権を行使する重要な形式である。

公文書の権威性と行政拘束力は、党中央、国務院の文書などの党と国家の意志を表し、最高の権威を持っています。省委員会、省政府の文書は全省の範囲内で法定効力を持っています。

また、法規性、指揮性公文書のように、その法定効力は一般の知照性、事務性公文書より高いです。

また、いつまでも有効な公文書はありません。

状況の変化によって、古い文書は新しい文書に取って代わられます。ある仕事が終わったら、関連する公文書もその使命を完成して、現実的な効果を持たなくなります。

現実の価値を失った公文書は、書庫によって歴史の効用を発揮し、調べ、参考にすることができる。

(3)特定の体式

特定の体式とは、特定の体例フォーマットを指し、統一された種類、名称、フォーマット及び手続きプログラムを含む。

公文書の権威性、厳粛性、正確性を維持し、事務効率を向上させるために、党と国家は多くの具体的な規定を行い、公文書を作成する時は厳格に守らなければならない。

「党政機関公文処理業務条例」は行政公文書の種類とその名称を規定しています。

各公文書には、特定の適用範囲があり、特定の役割がある。

公文書作成者は正確に文種を選択し使用しなければならない。

公文書の書式とは、公文書の構造要素とその編成形式をいう。

構造要素の中には必要な要素があります。例えば、タイトル、本文などです。

レイアウト形式には、各構成要素のページ上の配置や用紙、フォントなどの要求が含まれています。

公文書には独特な固定的な処理方法があります。これは文書手続きです。

文書を受け取って、署名、登録、初審、引受、回覧、催促、回答などの手続きを行います。文書を出して再確認、登録、印刷、発送などの手続きを行います。

これらのプログラムは勝手に省略したり、逆にしたりしてはいけません。

3.公文書を書く言語の特徴

公文語の主な特徴は、荘重さ、正確さ、質素さ、洗練された、厳格さ、規範性です。

公文書は異なった角度から分類できる。

よく使われる分類方法は六種類あります。その中の一つは適用範囲によって分けられた種類を略して文種と言います。これは最も基本的な分類単位です。他の種類によってはこの基礎の上でまた分けられます。

(1)適用範囲別に区分する

「党政機関公文処理業務条例」第8条は公文書を15種類に分けます。決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、指示、回答、議案、手紙、紀要。

（2）公文書の出所別に分類する

公文書の出所によって、受文と発文の2種類があります。

文書を受け取るとは、本庁が上司、部下及び所属機関に対して行われない文書をいう。

文を出すとは、この機関が作成して外部に発送する文書のことです。

このような区分は絶対的なものではなく、具体的な公文書については、往々にして類型または相互転化の現象がある。

例えば、受け取った上級機関の文書は、当機関の下級機関に転送される場合があります。

出所別に公文の種類を区分するのは、公文書処理の最も基本的な仕事である。

この分類方法を把握すれば、目的別の要求、処理手順によって公文書を処理することができます。

（3）行文方向に分類する

行文の方向によって公文書を区別するのは、発文に対してさらに分類するもので、下り文、上り文、平行文の3種類に分けることができます。

下の文は所属下の機関に送る公文書です。

この種類の文種が一番多く、命令（令）、決定、通知、公告、通達、通報、返答、紀要などがあります。

上り文は所属上級機関に提出する公文書で、主な書類は報告と指示があります。

平行文とは、同級機関または所属機関との間を往来する行文で、最も常用されるのは手紙である。

議案は各級の人民政府が同級人民代表大会または人民代表大会常務委員会に審議事項を提出したもので、通常はそれを平行文の一つに分類する。

ほとんどの文種から見れば、文面の方向は固定されています。例えば、指示、報告は上り文だけに使われています。決定、通報、返答は下り文だけに使われます。

原稿を作る時は行文関係によって正確に文種を選択しなければなりません。混同してはいけません。

公文書の実際的な運行の中で、いくつかの種類の文の行文の方向もあまり固定しないで、一定の柔軟性があります。

如意见は下り文としてもいいし、上り文と平行文としても使えます。以下の行文を主として、时には平行文として不属の机関に送ることもあります。平行文の手纸として、时には上下関系の相谈や连络の一般的な事柄にも使われます。

（4）性質作用による分類

公文の性質によって、法規的な公文書、指揮的な公文書、公布的な公文書、申請性の公文書、通聯性の公文書と記録性の公文書の6種類に分けることができます。

法規性公文書とは、国家権力機関、行政機関が法定権に基づいて発行した、人々または組織の行為規範と準則に規定する公文書で、条例、規定、方法、細則などを含み、明らかな強制性と拘束力を持つ。

これらの公文書は命令（令）、公告、通知などの形式で公開されます。

指揮性公文書とは、上級機関が法定の職能権限に基づき、下級機関に対して意思決定を行い、仕事を配置し、指揮、調整、管理を行う公文書である。

主な文種には命令（令）、決定、通知、意見、回答などがあります。

届出公文書とは、仕事の報告、状況の反映、提案、指示の依頼、審議を求める公文書のことです。

主要な書類には報告、指示と議案があります。

公文書とは、新聞、ラジオ、テレビなどの新聞媒体や公開張り紙などを通じて情報や告知事項、要求を伝達する公文書のことです。

主要な文種は公告、通達、通報などがあります。

通聯性公文書とは、機関と機関の間で相互に連絡して交渉したり、質問したり、答えたりする公文書のことです。

常用の文種は手紙です。

記録的な公文書とは、会議の状況を記載し、会議の議定事項を纏める公文書のことです。

常用する公文書は紀要である。

（5）秘密保持程度に分類する

秘密文書とは党と国家の機密の内容に関わるもので、知密の範囲、知密の対象となる文書を制御する必要がある。

機密に関する程度によって、機密文書は機密文書、機密文書、秘密文書の3種類に分けられます。

時間が経つにつれて、状況の発展と仕事の必要があります。書類の機密性は変わります。秘密文書は普通の文書になるかもしれません。

（6）文書の時間制限による分類

文書の時間制限の要求によって、特急便と緊急便の平和件に分けられます。

特急便とは、速やかに伝達し、随意に文書を作成することです。

緊急事項とは、速やかに処理される書類を伝達することです。

平件とは緊急に手続きする必要がない書類のことです。

前の2種類の文書を緊急文書と呼び合わせる。

緊急電報は特報、特急、特急、平急の四つに分けられます。

普通郵便は急用に対して、急便はもちろん先にしますが、普通の荷物も延滞が許されません。